Використання реєстраторів розрахункових операцій регламентується українським податковим законодавством. З урахуванням відновлення високих штрафів з серпня 2025 року кожен підприємець має розуміти, чи потрібна йому каса для ФОП. Детально проаналізуємо це питання.
Технології касових систем
Касовий реєстратор фіксує всі комерційні транзакції між продавцем і покупцем. Класична каса ПРРО – традиційне апаратне рішення для магазинів, ресторанів, АЗС. Проте бізнес активно переходить на програмні касові системи.
Програмна каса для ФОП (https://stcentr.com.ua/sota-kasa) – інноваційна альтернатива, яка встановлюється на будь-який гаджет: комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон. Ключові переваги: багатофункціональність, автоматизація процесів, економія на опломбуванні, технічному обслуговуванні та обов’язковій заміні кожні сім років.
Центральна функція будь-якої касової системи – фіскалізація: сповіщення податкової служби про всі грошові надходження від продажів. При операції через ПРРО касу генерується електронний фіскальний документ з електронним підписом, який передається на урядовий сервер. Клієнт отримує чек у зручній формі: роздрукований, електронний або QR-код.
Обов’язкові користувачі касових систем
Законодавство визначає категорії підприємців, для яких каса обов’язкова в 2025 році:
Основні категорії:
- ФОП груп 2, 3, 4 (з виключеннями)
- Підприємці та юрособи загальної системи
- ФОП з готівковими операціями (окрім 1 групи)
- Інтернет-торговці з готівковими розрахунками через кур’єрів/пошту
Обов’язкове використання каси ПРРО при:
- Картковому еквайрингу в магазині (POS-термінали)
- Веб-еквайрингу на сайті (платіжні шлюзи)
- QR-платежах з еквайрингом
- Ключ-картах без прямого IBAN-зарахування
- Кредитних схемах та розстрочках
За постановою КМУ №894, з 2025 року певні продавці мають забезпечити картковий прийом незалежно від локації. Раніше малі міста мали пільги.
Логіка проста: термінали працюють через еквайринг, еквайринг вимагає каси для ФОП.
Виключення: 1 група ФОП, вендингові автомати, виїзна торгівля, власна агропродукція. З 2026 року майже всі використовуватимуть касу.
Категорії без касових вимог
Звільнені від використання каси для ФОП:
Основні випадки:
- Банківські IBAN-перекази
- Післяплата через Укрпошту за договором
- Дистанційні послуги без фізичної точки
- ФОП 1 групи при готівці (виняток: ліки, акцизні товари, ювелірка, складна техніка)
Сільський роздріб без каси за умов:
- Ведення РК та КОРО
- Відсутність онлайн-торгівлі
- Торгівля без акцизних товарів
- Немає рішення ради про РРО
- Оборот до 167 мінзарплат
Сільські послуги (ремонт, кулінарія, прання) без працівників: обов’язкові РК та КОРО.
Критичний нюанс IBAN: банківські канали обов’язкові. Небанківські термінали з транзитними рахунками = необхідність ПРРО каси.
Ключ-карти: транзитні рахунки = каса (виняток: Приват24 з карткою банку).
Додаткові звільнення:
- Власне виробництво з касовими ордерами
- Транспортні/метро квитки, лотереї
- Пільговий патент
- Ринкова готівкова торгівля
- Кіоски преса/марки (50% товарообігу)
Специфіка ФОП 3 групи
Третя група використовує касу ПРРО. Винятки для спрощенців:
- IBAN-оплата послуг
- Дистанційні послуги (IBAN без транзиту)
- Післяплата Укрпошта
Типові приклади: психологи, айтішники.
Штрафні санкції
З жовтня 2023 року діють штрафи:
- 100% вартості – перше порушення
- 150% – повторні
ФОП 2-3 груп єдиного податку без ПДВ до липня 2025 року: 25%/50%. З серпня 2025 року: 100%/150%.
Без пільг для ризикових товарів: фарма, акциз, ювелірка, техніка.
Інші штрафи: звітність, застаріле обладнання, відсутність стрічки, необлікований товар, порушення використання, помилки в РК та КОРО.
Окупація та бойові дії: санкції не застосовуються.
